Waar vestig je de zetel van je vennootschap, eenmanszaak of vzw?

Maatschappelijke zetel huren. Een virtueel kantoor is niet geschikt als fiscaal domicilie

Zetel met fiscaal domicilie. Wat is dat?

In dit beknopt bericht staat alle noodzakelijke praktische informatie die je moet weten over een zakelijk adres, … samen met mijn telefonisch advies helpt dit bericht je veilig en probleemloos op weg naar de juiste werkplek met het juiste adres.

Wat is de zetel.

De zetel – oude naam maatschappelijke zetel – is het juridisch officiële adres van je bedrijf

De zetel is vermeld in de statuten die in het Belgisch Staatsblad worden gepubliceerd. Daarom wordt het ook de statutaire zetel genoemd.

Wat is de werkelijke zetel.

Er is een onderscheid tussen de gewone zetel en de werkelijke zetel. De werkelijke zetel is de plaats van waaruit je je zakelijke activiteit werkelijk uitvoert. Een andere naam voor werkelijke zetel is: uitbatings- of exploitatiezetel, filiaal of vestiging.


Praktisch voorbeeld

offis® is een commerciële naam van eenmanszaak Kris Beyers. Hij heeft een vestiging in 2610 Wilrijk. Hij voert op die vestiging zijn zakelijke activiteit werkelijk uit onder de naam offis. Dus, daar is de werkelijke zetel. Zijn gewone zetel – het juridisch officiële adres – is elders: op zijn woonadres in 2140 Borgerhout, Zegepraalstraat 18, omdat bij een eenmanszaak het woonadres sowieso het officiële zakelijke adres is. Zie hieronder ‘Zetel en eenmanszaak’.

Wat is het fiscaal domicilie?

Het fiscaal domicilie is de plaatst waar je de boekhouding houdt én waar je de belangrijkste zakelijke beslissingen neemt, en je daarvoor geen ander adres gebruikt. Praktisch voorbeeld. Het fiscale domicilie van eenmanszaak Kris Beyers is zijn vestiging in 2610 Wilrijk.

Wat is een virtueel kantoor?

Een virtueel kantoor is een denkbeeldig kantoor. 


Virtueel kantoor is goed voor zetel.

Je mag er bij wet wel je zetel vestigen, maar onderzoek heeft aangetoond dat je bijna nooit welkom bent op een virtueel kantoor, omdat de verhuurder jouw toegang tot dat kantoor beperkt of zelfs helemaal weigert. Is dat bizar? Ja, want jij – als bestuurder van een bedrijf –  hebt er wel het adres van je zetel, maar je mag er niet in. De zetel is nochtans de aanduiding van de plaats waar je bedrijf officieel is gevestigd.


Virtueel kantoor is niet goed voor fiscus.

Hoe overtuig je de fiscus dat je geen toegang hebt tot je officiële zakelijke adres? De fiscus heeft meldingsplicht aan het gerecht als je fiscale domiciliefraude pleegt.


Virtueel kantoor is illegaal.

Ik waarschuw je voor een virtueel kantoor is bij wet ongeschikt voor de fiscus. De fiscus in België verwacht een fysiek-reëel adres waarop hij controles kan uitvoeren: het fiscaal domicilie. De Dienst Belastingen heeft met een virtueel kantoor geen aanknopingspunt om een controle te houden.


Ook verboden bij wet: flex office, postbus- en domiciliëringsadres.

Een wettelijke eis voor een fiscaal domicilie is dus je zetel is gevestigd op een reëel kantoor, EN dat je er een vaste bureautafel hebt. Je moet ook voldoende tijd toegang hebben tot je kantoor. Je moet ook vanuit je kantoor de werkelijke leiding en het beheer van je vennootschap verrichten.


De
wetgever stelt dus drie eisen aan de zetel met fiscaal domicilie: 

  • Eis 1 van de wetgever. Voldoende toegang tot je kantoor kunnen hebben: gedurende ten minste 5 werkdagen per week, is voldoende.
  • Eis 2 van de wetgever. Het kantoor moet voorzien zijn van je vaste bureautafel met locker en/of kluis, goede communicatie- en nutsvoorzieningen. Je moet ook toegang hebben tot een afsluitbare spreekkamer en gescheiden toiletten.  
  • Eis 3 van de wetgever. Je neemt je belangrijkste zakelijke beslissingen in het kantoor. Je houdt er dus in elk geval je boekhouding. En je komt er op gezette tijden van gemiddeld ten minste 1 keer per week, is voldoende. 

 

offis ® is legaal

Je krijgt hier bij offis 24/7 toegang tot een vaste bureautafel in een reëel kantoor. Dus, je kan hier echt werken én bezoekers ontvangen, boekhouden en beslissingen nemen. Zo voorkom je problemen met je zetel en haar fiscaal domicilie. offis is beter.

Zetel en eenmanszaak.

Bij wet is het juridisch officiële adres van je eenmanszaak, je woonadres. Je woonadres is de plaats waar je feitelijk verblijft gedurende het grootste deel van het jaar en waarop je dus bent ingeschreven in het bevolkingsregister van je gemeente.


Referentieadres

Ben je ingeschreven op referentieadres, voorkom dan juridische problemen door je onderneming te vestigen op een uitbatings- of exploitatiezetel met fiscaal domicilie, want op een referentieadres mag je als ingeschrevene niet verblijven. Je mag er ook geen bezittingen hebben. Je vindt een betrouwbare zetel met fiscaal domicilie voor minder dan 100 euro per maand.

Huurder en zakelijk adres?

Het huurcontract verbiedt handelsdoeleinden, want die zijn fiscaal nadelig voor de huisbaas, omdat de huisbaas wordt belast op de huurprijs. Voorkom een conflict met je huisbaas door één van deze vier oplossingen:

  • Oplossing 1. Je komt een hogere huurprijs overeen met je huisbaas. Dat compenseert zijn belasting. 
  • Oplossing 2. Je komt overeen dat je mag onderverhuren aan enkel en alleen jouw rechtspersoon. Jij wordt dan belast op de huurprijs, niet je huisbaas.
  • Oplossing 3. Je neemt de huur niet op in je kosten.
  • Oplossing 4. Je vestigt de werkelijke zetel van je bedrijf elders – in een business center, bijvoorbeeld.
 

Deurwaarder en zakelijk adres.

Er bestaat een wettelijk vermoeden dat alle goederen die zich bevinden op je zakelijk adres – dus ook jouw en andermans privégoederen – eigendom zijn van je vennootschap, eenmanszaak of vzw. De gerechtsdeurwaarder mag zich op dat wettelijk vermoeden baseren om effectief beslag te leggen op al je goederen. Het is maar op het moment van het beslag zelf dat je eventueel kan bewijzen dat een aantal spullen je toebehoren om de deurwaarder ervan te weerhouden om effectief beslag te leggen op je privégoederen, maar in principe is de deurwaarder daartoe wettelijk gezien niet verplicht, want 19 % van de deurwaarders zijn cowboys; 1 procent zijn niet-veroordeelde criminelen.

Voorkom diefstal van je privégoederen

Je kan beslag op je privégoederen voorkomen door je adres zetel te vestigen bij een bedrijvencentrum, want dat centrum is zo je juridisch officiële zakelijke adres van je bedrijf. Een virtueel kantoor bij Frame21 kost € 79 per maand. Kies je voor bedrijvencentrum ‘kantoor offis’, dan controleert bestuurder Kris Beyers of jij het effectieve dagelijkse beheer van je vennootschap doet op je offis-werkplek.

FOD Economie weigert virtueel kantoor.

Het wegmoffelen van een bedrijf op een virtueel kantoor is ondeugend en bedrieglijk gedrag. De FOD Economie controleert steeds strenger dat jij je handelsactiviteiten op je werkelijke zetel verricht. Dus, er ook het effectieve dagelijkse beheer van je bedrijf doet: boekhouden en belangrijke beslissingen nemen. Selecteer daarom zorgvuldig het business center waarmee je een overeenkomst sluit. Dus, een virtueel kantoor is ongeschikt als fiscaal domicilie, want je kan er geen uitvoeringshandelingen en werkzaamheden doen. Zie groen kaderstuk hierboven.

Conclusie.

De juiste keuze van kantoorruimte met legale zakelijke adressen vormt een cruciaal aspect van goed ondernemingsschap. Die keuze is maatwerk. Maak een afspraak met offis-bestuurder Kris Beyers voor een verblijvend en vertrouwelijk consultatiegesprek op zijn kantoor in 2610 Antwerpen. Zo krijg je kosteloos juridisch advies over je zakelijke adres. +32 487 27 10 10. Bijna altijd bereikbaar van 8 tot 20 uur.