Waar vestig je de zetel van je vennootschap, eenmanszaak of vzw?

Maatschappelijke zetel huren. Een virtueel kantoor is niet geschikt als fiscaal domicilie

Zetel met fiscaal domicilie. Wat is dat?

Kris Beyers Bestuurder-Stichter van gedeelde werkplek Offis
9.1

Betrouwbaarheid inhoud

9.2

Leesbaarheid bericht

8.7

Informatiewaarde

9.5

Waarover gaat dit bericht?

  • In dit bericht staat alle noodzakelijke praktische informatie die je moet weten over een zakelijk adres, ... samen met mijn telefonisch advies helpt dit bericht je veilig en probleemloos op weg naar de juiste werkplek met het juiste adres.

Bron

  • Het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen dat op 1 januari 2020 van kracht is.
  • Interne instructies aan de btw-administratie: de circulaire AIOF 82/2003.
  • De minister van Financiën.

Wat is de zetel?

De zetel – oude naam maatschappelijke zetel – is het juridisch officiële adres van je bedrijf

De zetel is vermeld in de statuten die in het Belgisch Staatsblad worden gepubliceerd. Daarom wordt het ook de statutaire zetel genoemd.

Wat is de werkelijke zetel?

Er is een onderscheid tussen de gewone zetel en de werkelijke zetel. De werkelijke zetel is de plaats van waaruit je je zakelijke activiteit werkelijk uitvoert. Een andere naam voor werkelijke zetel is: uitbatings- of exploitatiezetel, filiaal of vestiging.


Praktisch voorbeeld

offis® is een commerciële naam van eenmanszaak Kris Beyers. Hij heeft een vestiging in 2610 Wilrijk. Hij voert op die vestiging zijn zakelijke activiteit werkelijk uit onder de naam offis. Dus, daar is de werkelijke zetel. Zijn gewone zetel – het juridisch officiële adres – is elders: op zijn woonadres in 2140 Borgerhout, Zegepraalstraat 18, omdat bij een eenmanszaak het woonadres sowieso het officiële zakelijke adres is. Zie hieronder ‘Zetel en eenmanszaak’.

Wat is het fiscaal domicilie?

Het fiscaal domicilie van een vennootschap is de plaats:

  • waar het effectieve dagelijkse beheer van de vennootschap plaatsvindt en waar de boekhouding wordt gehouden en gecentraliseerd
  • waar de fiscus effectief en efficiënt de fiscale situatie van een vennootschap kan controleren. 


Het fiscaal domicilie is dus in feite de belangrijkste administratieve zetel van een onderneming waar de voornaamste directie- en beheersorganen gevestigd zijn, de algemene aandeelhoudersvergadering wordt gehouden en uiteindelijk de hogere leiding, het administratief beheer en de algemene belangen worden waargenomen en behartigd.


Het fiscaal domicilie: de exclusieve bevoegdheid van de btw-administratie.

Het fiscaal domicilie mag enkel en alleen worden toegekend door de Administratie bevoegd voor de btw (FOD Financiën Antwerpen). Deze administratie gaat ervan uit dat – indien je niet permanent en exclusief beschikt over een eigen kantoor – jouw fiscaal domicilie zich bevindt op je woon- of privéadres waarop je bent ingeschreven in het bevolkingsregister van je gemeente.

Wat is de Kruispuntbank van Ondernemingen?

Voordat je te weten komt wat de Kruispuntbank van Ondernemingen is, leer je eerst het verschil tussen een natuurlijk persoon en een rechtspersoon.


Wat is een natuurlijk persoon?

Een natuurlijk persoon heeft niets te maken met de natuur: het landschap en de bossen, de dieren en de planten. Wat is dan wel een natuurlijk persoon? Een natuurlijk persoon is iedere levende mens van vlees en bloed.


Een natuurlijk persoon heeft rechten en plichten.
Je hebt recht op werk, bijvoorbeeld. Daartegenover staan ook plichten: belasting betalen, bijvoorbeeld.


Een natuurlijk persoon wordt geregistreerd in het bevolkingsregister.
Een natuurlijk persoon in België moet bij wet een woonplaats hebben: een straat en een huisnummer. De gemeente waar je woont is bij wet verplicht een lijst samen te stellen over wie waar woont. De gemeente registreert iedere natuurlijke persoon op die lijst met zijn of haar naam, woonplaats, geboortedatum enzovoort. Een ander woord voor lijst is register. De lijst of het register die de gemeente moet samenstellen noemt het bevolkingsregister
.


Wat is een rechtspersoon?

Een rechtspersoon (vooral bedrijven maar ook organisaties) is een juridische constructie, die zoals een natuurlijke persoon (een mens), rechtsbevoegd en handelingsbevoegd is. Rechtsbevoegd betekent een rechtspersoon is bevoegd om rechten te hebben en te krijgen. Handelingsbevoegd betekent bevoegd om rechtshandelingen te verrichten: een minderjarige is rechtsbevoegd, maar niet handelingsbevoegd.


Je rechtspersoon heeft rechten en plichten.
Je rechtspersoon (vennootschap) is dus een volwaardige en handelsbekwame juridische constructie. Je kan haar dus gebruiken voor economische activiteit:

  • een product of dienst aanbieden
  • een loon uitbetalen aan jezelf en/of een werknemer
  • huren en verhuren
  • een lening aangaan
  • een werknemer aanwerven


Een plicht van een rechtspersoon is belasting betalen, bijvoorbeeld.


Een rechtspersoon wordt geregistreerd in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
De rechtspersoon zal – net zoals een natuurlijk persoon – met haar naam en adres zich moeten laten registreren op een lijst waarin alle rechtspersonen zijn opgelijst. Deze lijst is een databank die wordt beheerd door de Belgische federale overheidsdienst FOD Economie.  De lijst of databank noemt de Kruispuntbank van Ondernemingen.


Wat is de Kruispuntbank van Ondernemingen?

De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) is een officiële databank van de Belgische federale overheidsdienst FOD Economie. De overheid registreert erin de natuurlijke personen met economische activiteit (eenmanszaken), maar ook rechtspersonen – met of zonder economische activiteit – worden erin geregistreerd: vennootschappen, vzw’s, overheidsinstellingen, vrije beroepen, ambachtsondernemingen enzovoort. De Kruispuntbank van Ondernemingen bevat dus meer dan enkel ‘ondernemingen’. 

Kortom, de KBO centraliseert de basisgegevens van ondernemingen en vestigingseenheden en verspreidt deze naar verschillende bevoegde overheidsdiensten, maar ook jij kan gegevens uit de KBO halen (opent in nieuw venster).


Aandacht. De FOD Economie kiest of ‘jouw’ vennootschap rechts- en handelsbevoegd wordt.

Het is een misvatting te denken dat jijzelf jouw rechtspersoon opricht – een vennootschap bijvoorbeeld. De FOD Economie moet haar toelating geven door je bedrijf te activeren in de KBO met het label ‘Inschrijvingsplichtige onderneming’. De FOD Economie zal de oprichting van je rechtspersoon weigeren als jij je bedrijf wil laten inschrijven op een frauduleus adres. 

Praktijkvoorbeeld en ervaring.
Ik werd in juli 2021 geraadpleegd door een ondernemer die een overeenkomst virtueel kantoor had gesloten met een bedrijvencentrum dat “verdacht” is volgens de FOD Economie (Regus in Brugge). De administratie van de Fiscaliteit Brugge weigert daarom de nieuwe vennootschap van de ondernemer te erkennen als inschrijvingsplichtig, toch meneer woonde toen in Brugge en stond er ingeschreven in het bevolkingsregister. Het gevolg van de weigeringsbeslissing is de ondernemer zonder btw-nummer goederen had aangekocht en betaald in het buitenland terwijl hij in de veronderstelling verkeerde te beschikken over een vennootschap met rechts- en handelsbevoegdheid, want het ondernemingsnummer is wel gepubliceerd in de KBO. Toen de ondernemer mij consulteerde voor een oplossing, was hij terecht (bijna) paranoïde geworden over bedrijvencentra. Ik heb hem een adreswijziging zonder risico verzekerd (dus op mijn kosten). Thans is zijn statutaire zetel gevestigd bij kantoor offis en bezit hij een geldig btw-nummer. De intracommunautaire levering van de goederen kon daarna wel plaatsvinden. Een betrouwbaar bedrijvencentrum raadplegen is dan ook zeker niet overbodig. offis is beter. 

Virtueel kantoor: de waarheid onthuld

Een virtueel kantoor is sowieso ongeschikt als fiscaal domicilie

Wat is een virtueel kantoor?

Een virtueel kantoor is een denkbeeldig kantoor


Virtueel kantoor is niet altijd goed voor adres zetel.

De Algemene Administratie van de Fiscaliteit van de FOD Financiën – in het bijzonder de administratie van de vennootschapsbelasting – maakt soms bezwaar tegen het vestigen van de statutaire zetel op een virtueel kantoor. Waarom? Je bent bijna nooit welkom op een virtueel kantoor, want de verhuurder beperkt jouw toegang tot zulk kantoor. Soms heb je zelfs helemaal geen toegang tot een virtueel kantoor. Is dat bizar? Ja, want jij – als bestuurder van een bedrijf –  zou er wel het adres van je zetel willen, maar je mag er niet in. De zetel is nochtans de aanduiding van de plaats waar je bedrijf officieel is gevestigd.

 

Virtueel kantoor is nooit goed voor fiscaal domicilie.

Hoe overtuig je de fiscus – de Administratie bevoegd voor de btw – dat je geen toegang hebt tot je officiële zakelijke adres? De fiscus heeft meldingsplicht aan het gerecht als je fiscale domiciliefraude pleegt.


Virtueel kantoor is illegaal.

Ik waarschuw je voor een virtueel kantoor is bij wet ongeschikt voor de fiscus. De fiscus in België verwacht een fysiek-reëel adres waarop hij controles kan uitvoeren: het fiscaal domicilie. De Dienst Belastingen heeft met een virtueel kantoor geen aanknopingspunt om een controle te houden. Dit geldt ook voor de deurwaarder. Hij zal in zijn proces-verbaal van beslag op goederen schrijven om samen met de politie op zoek te gaan naar de werkelijke plaats van de uitvoeringshandelingen van de vennootschap. 


Ook verboden bij wet: flex office, postbus- en domiciliëringsadres.

Een wettelijke eis voor een fiscaal domicilie is dus je zetel is gevestigd op een reëel kantoor, EN dat je er een vaste bureautafel hebt. Je moet ook voldoende tijd toegang hebben tot je kantoor. Je moet ook vanuit je kantoor de werkelijke leiding en het beheer van je vennootschap verrichten. 


Ook verboden: fiscaal domicilie bij een belastingadviseur of accountant.

Volgens een parlementair antwoord van de minister van Financiën kan een fiscaal domicilie enkel gevestigd zijn op een kantooradres waar het werkelijke centrum van activiteit en van leiding van de onderneming is gevestigd en waarover de onderneming op duurzame wijze kan beschikken. Ongeschikt daartoe is het adres van een belastingadviseur of accountant, bij voorbeeld. De btw-administratie past dit antwoord toe.

 


De wetgever stelt dus drie eisen aan de zetel met fiscaal domicilie:

  • Eis 1 van de wetgever. Voldoende toegang tot je kantoor kunnen hebben: gedurende ten minste 5 werkdagen per week, is voldoende.
  • Eis 2 van de wetgever. Het kantoor moet voorzien zijn van je vaste bureautafel met locker en/of kluis, goede communicatie- en nutsvoorzieningen. Je moet ook toegang hebben tot een afsluitbare spreekkamer en gescheiden toiletten.
  • Eis 3 van de wetgever. Je neemt je belangrijkste zakelijke beslissingen in het kantoor. Je houdt er dus in elk geval je boekhouding. En je komt er op gezette tijden van gemiddeld ten minste 1 keer per week, is voldoende.

 

offis ® is legaal.

Je krijgt hier bij offis 24/7 toegang tot een vaste bureautafel in een reëel kantoor. Dus, je beschikt hier op permanente en exclusieve wijze over een minimale bedrijfsinfrastuctuur voor de uitoefening van je activiteit en het beheer van je onderneming. Je kan hier dus echt werken én bezoekers ontvangen, boekhouden en beslissingen nemen. Zo voorkom je problemen met je zetel en haar fiscaal adres. offis is beter.


Conclusie: FOD Economie weigert virtueel kantoor.

Een virtueel kantoor is voor de FOD Economie meestal wel geschikt als statutaire zetel, maar altijd ongeschikt als fiscaal domicilie, want je kan er geen uitvoeringshandelingen en werkzaamheden doen. Het wegmoffelen van een bedrijf op een virtueel kantoor is ondeugend en bedrieglijk gedrag. De Algemene Administratie van de Fiscaliteit – meestal de btw-administratie – controleert steeds strenger en scherper dat jij je handelsactiviteiten op je werkelijke zetel verricht. Dus, er ook het effectieve dagelijkse beheer van je bedrijf doet: boekhouden en belangrijke beslissingen nemen. Selecteer daarom zorgvuldig het business center waarmee je een overeenkomst sluit.

 

Zetel en eenmanszaak.

Bij wet is het juridisch officiële adres van je eenmanszaak, je woonadres. Je woonadres is de plaats waar je feitelijk verblijft gedurende het grootste deel van het jaar en waarop je dus bent ingeschreven in het bevolkingsregister van je gemeente.

Referentieadres

Ben je ingeschreven op referentieadres, voorkom dan juridische problemen door je onderneming te vestigen op een uitbatings- of exploitatiezetel met fiscaal domicilie, want op een referentieadres mag je als ingeschrevene niet verblijven. Je mag er ook geen bezittingen hebben. Je vindt een betrouwbare zetel met fiscaal domicilie voor minder dan 100 euro per maand.

Huurder en zakelijk adres.

Het huurcontract verbiedt handelsdoeleinden, want die zijn fiscaal nadelig voor de huisbaas, omdat de huisbaas wordt belast op de huurprijs. Voorkom een conflict met je huisbaas door één van deze vier oplossingen:

  • Oplossing 1. Je komt een hogere huurprijs overeen met je huisbaas. Dat compenseert zijn belasting.
  • Oplossing 2. Je komt overeen dat je mag onderverhuren aan enkel en alleen jouw rechtspersoon. Jij wordt dan belast op de huurprijs, niet je huisbaas.
  • Oplossing 3. Je neemt de huur niet op in je kosten.
  • Oplossing 4. Je vestigt de werkelijke zetel van je bedrijf elders – in een business center, bijvoorbeeld.
 

Deurwaarder en zakelijk adres.

Er bestaat een wettelijk vermoeden dat alle goederen die zich bevinden op je zakelijk adres – dus ook jouw en andermans privégoederen – eigendom zijn van je vennootschap, eenmanszaak of vzw. De gerechtsdeurwaarder mag zich op dat wettelijk vermoeden baseren om effectief beslag te leggen op al je goederen. Het is maar op het moment van het beslag zelf dat je eventueel kan bewijzen dat een aantal spullen je toebehoren om de deurwaarder ervan te weerhouden om effectief beslag te leggen op je privégoederen, maar in principe is de deurwaarder daartoe wettelijk gezien niet verplicht, want 19 % van de deurwaarders zijn cowboys; 1 procent zijn niet-veroordeelde criminelen.

Voorkom diefstal van je privégoederen

Je kan beslag op je privégoederen voorkomen door je adres zetel te vestigen bij een bedrijvencentrum, want dat centrum is zo je juridisch officiële zakelijke adres van je bedrijf. Een virtueel kantoor bij Frame21 kost € 79 per maand. Kies je voor bedrijvencentrum ‘kantoor offis’, dan controleert bestuurder Kris Beyers of jij het effectieve dagelijkse beheer van je vennootschap doet op je offis-werkplek.

Conclusie.

De juiste keuze van kantoorruimte met legale zakelijke adressen vormt een cruciaal aspect van goed ondernemingsschap. Die keuze is maatwerk. Maak een afspraak met offis-bestuurder Kris Beyers voor een verblijvend en vertrouwelijk consultatiegesprek op zijn kantoor in 2610 Antwerpen. Zo krijg je kosteloos juridisch advies over je zakelijke adres. +32 487 27 10 10. Bijna altijd bereikbaar van 8 tot 20 uur.