Een zakelijk vestigingsadres huren? 10 gouden tips

Tip 1. Gebruik nooit een postbus als zakelijk postadres

De FOD Economie legt strenge regels op omtrent je vestigingsadres.   Het moet een geografisch identificeerbare plek zijn, waar je fysiek kunt werken.   Een postbus kan dus nooit een officieel KBO-adres zijn.   Een postbus huren bij bpost kan wel een handige oplossing zijn om je post te ontvangen, maar je mag hem niet als zakelijk vestigingsadres gebruiken én je kunt er ook geen pakjes ontvangen.   Een extern vestigingsadres huren biedt véél meer opties en is volkomen legaal.

Vestigingsadres eenmanszaak en vennootschap versus fiscaal adres en maatschappelijke zetel

De termen vestigingsadres, fiscaal adres en maatschappelijke zetel worden dikwijls met elkaar verward.   Maar wat is nu het verschil?

Je vestigingsadres is de plek waar je je commerciële activiteiten uitvoert.   Dat kan op meerdere locaties en mag je vrij kiezen.   Of je nu een eenmanszaak of een vennootschap hebt.

Je fiscaal adres is het officiële adres van je bedrijf waar het beheer plaatsvindt: waar de boekhouding wordt gehouden en waar de fiscus de fiscale situatie van een vennootschap efficiënt kan controleren; waar de voornaamste directie- en beheersorganen zijn gevestigd, de algemene aandeelhoudersvergadering wordt gehouden en uiteindelijk de hogere leiding, het administratief beheer en de algemene belangen worden waargenomen en behartigd.
In een eenmanszaak is dat automatisch je thuisadres.   Want juridisch gezien is je bedrijf dan een ‘natuurlijk persoon’ zonder aparte rechtspersoonlijkheid.   De ondernemer en de onderneming worden als één geheel beschouwd.

De maatschappelijke zetel is het administratief adres van een vennootschap én dat mag je wel vrij kiezen.   Want een vennootschap is een ‘rechtspersoon’ met een eigen juridische identiteit.   De zetel kan thuis of in een pand dat je huurt.   Al is dat als starter natuurlijk minder interessant gezien de meerkost.   Een maatschappelijke zetel huren in een coworkingspace of businesscenter is dan een goedkoop alternatief.

Tip 2. Huur je vestigingsadres bij een businesscenter dat ook vergaderruimtes aanbiedt

Werk je van thuis uit?   Dan ontvang je misschien liever geen mensen in je woning.   Zeker als je geen afzonderlijk kantoor hebt.   Stel je voor dat je een belastingcontroleur over de vloer krijgt.   Dan wil je toch echt niet dat hij of zij komt rondneuzen bij je thuis?   Het is stukken aangenamer en professioneler om je klanten op een zakelijk adres te ontvangen.   Veel postdienstbedrijven en bedrijvencentra bieden standaard vergaderzalen aan, maar niet allemaal.   Check dus zeker welke diensten een businesscenter aanbiedt, voor je er een vestigingsadres of statutaire zetel huurt. 

Noot: Heb je regelmatig een fysieke vergaderruimte nodig?   Informeer dan of dat is inbegrepen in de vaste maandelijkse prijs dan wel of er een meerkost is.   Anders kan ‘een goedkoop vestigingsadres’ weleens duur uitvallen.

Tip 3. Vestig je bedrijf op een flexplek of in een coworkingspace

Thuiswerken biedt enorm veel voordelen.   Je staat nooit in de file en je kunt snel een wasje draaien of jezelf op een heerlijke homemade lunch trakteren.   Dan volstaat het voor jou misschien om een postbus of een zakelijk postadres te huren.   Maar wat als je graag af en toe op verplaatsing werkt?   Omdat je collega’s mist of je je niet meer geïnspireerd voelt?   Een werkflexplek of coworkingspace is daar het ideale antwoord op.   En de prijs valt reuzegoed mee.   In veel businesscenters huur je al een flexplek vanaf 90 euro per maand, inclusief vergaderruimte.   Dan heb je een officieel zakelijk adres om je post te ontvangen, ben je omringd door mensen van vlees en bloed én ontvang je je klanten in een professionele setting.   Drie vliegen in één klap!

Noot:  Wil je af en toe flexwerken of een viertal keer per jaar een vergaderzaal huren?   Dan loont het al om een vaste flexplek te huren.

Tip 4. Wees alert voor ‘de verborgen kosten’ van een zakelijk postadres of een vestigingsadres voor een eenmanszaak of een vennootschap

Een maatschappelijke zetel (fiscaal domicilie) of een zakelijk adres huren is in principe een goedkope oplossing.   Maar niet als je moet bijbetalen voor het verwerken van je post of om een vergaderplaats te huren.   In België betaal je gemiddeld zo’n 90 euro per maand om een vestigingsadres voor een eenmanszaak of een vennootschap te huren.   Veelal inclusief de verwerking van je post (al is dat meestal beperkt tot een twaalftal stukken per maand).   Voor kleine ondernemingen of bedrijven die vooral online actief zijn, is dat ruim voldoende.   Bedrijven die hopen post ontvangen of continu vergaderruimtes boeken, betalen doorgaans een pak meer. 

Noot:  Wist je dat er speciale tarieven bestaan voor accountants, bewindvoerders of dossierbeheerders?   Val jij onder die categorie?   Doe dan een beroep op een erkende postdienst en ga na of ze voordeeltarieven aanbieden.

Tip 5. Verblijf je regelmatig in het buitenland? Huur dan een vestigingsadres bij een bedrijf met een postverwerkingsdienst

Veel mensen kiezen bewust voor ondernemen.   Ze willen vrij zijn.   Werken waar én wanneer ze willen.   Maar wat als je regelmatig in het buitenland verblijft en een bedrijf hebt in België?   Een maatschappelijke zetel of een vestigingsadres huren in een businesscenter met een postdienst is dan dé oplossing voor jou.   Je post wordt altijd netjes ontvangen en verwerkt, terwijl jij met een gerust hart vanuit Frankrijk, Spanje of pakweg Australië werkt.

Tip 6. Je post extern ontvangen? Ontdek wat voor jou de beste optie is

Er bestaan verschillende manieren om je post te laten verwerken.   Ga wel altijd na of je postdienst wettelijk erkend is, waarvoor ze gemachtigd zijn en hoe ze je privacy waarborgen.   Want soms kan het ook om gevoelige of vertrouwelijke informatie gaan.   Dan is het belangrijk dat je weet hoe ze daarmee omspringen.   Zeker als je een bewindvoerder of een dossierbeheerder bent.   Check zeker ook hoeveel je per dienst betaalt, want je hebt niet altijd zicht op wat er binnenkomt.

Hieronder ontdek je alle mogelijkheden:

Je post digitaal ontvangen
We leven in een digitale wereld waar alles snel razendsnel vooruitgaat.   Wil je je zakelijke correspondentie, die je op je gehuurde vestigingsadres ontvangt, haarfijn opvolgen?   Laat je post dan online doorsturen door een postdienst die je brieven opent, inscant en online doorstuurt.   Zo ben je altijd up-to-date.

Noot:  Pakjes en aangetekende zendingen kun je ter plaatse ophalen of op je thuisadres laten bezorgen.

Je post ongeopend laten doorsturen
Laat je je brieven liever niet door een wildvreemde openen?   Doe dan een beroep op een postdienst die je brieven ongeopend op je thuisadres bezorgt.   Wanneer het jou uitkomt of op vaste tijdstippen.   Eenmaal per week, elke twee weken of maandelijks.   Het hangt ervan af hoeveel post je dagelijks ontvangt.   Meestal betaal je dan per poststuk of transactie.   Ontvang je je post online?   Laat je verwerkte stukken dan ook op regelmatige basis thuis of elders bezorgen.

Je post laten bijhouden
Soms kun je tijdelijk geen post of pakjes ontvangen, bijvoorbeeld omdat je in het buitenland zit.   Dan is het handig om je post in bewaring te geven.   Zodra het past, kun je je brieven of pakketjes dan ophalen of laten doorsturen op een adres naar keuze.   Zo ben je zeker dat er niks verloren gaat.

Tip 7. Zo ontvang je veilig pakjes, aangetekende brieven, nummerplaten of bankkaarten

Pakjes
Ontvang je pakjes aan de lopende band?   Laat ze dan bij een erkend postbedrijf of in een businesscenter aankomen.   Zij ontvangen en/of betalen ze dan in jouw naam.   Superhandig als je dikwijls op de baan bent.

Aangetekende brief
Wat ondernemers dikwijls over het hoofd zien, is dat ze ook aangetekende brieven kunnen ontvangen.   Heeft je postdienst hier een specifieke aanpak voor?   Of weigeren ze die?   Ga dat altijd eerst goed na en bespaar jezelf een hoop gedoe.

Nummerplaat
Koop je een nieuwe bedrijfswagen?   Dan stuurt de DIV je nummerplaat naar je vestigingsadres.   Een erkende postdienst mag hem ook in jouw naam ontvangen en betalen.   Daarna kun je hem laten opsturen of zelf ophalen.   Bij de meeste erkende postbedrijven mag je dat ook na de kantooruren of in het weekend doen.

Bankkaart
Sommige poststukken zoals een bankkaart, een rijbewijs of een vergunning moeten extra voorzichtig worden behandeld.   Informeer je goed en vraag je postdienst hoe ze verlies voorkomen.

Tip 8. Bescherm je privacy met een zakelijk postadres

Iedereen hecht belang aan privacy, maar voor sommige beroepen is een vestigingsadres huren cruciaal om werk en privé gescheiden te houden.   Denk aan advocaten, bewindvoerders, diplomaten, journalisten of jeugdzorgbegeleiders.   Voor bekende mensen of publieke figuren die regelmatig in de media komen, gaat het ook over veiligheid.   Denk aan politici, artiesten, influencers en sportlui.   Zij hebben waterdichte garanties nodig om te voorkomen dat hun persoonlijke gegevens te grabbel worden gegooid.

Tip 9. Heb je een vennootschap? Ontdek dan de voordelen van een volmachthouder of gemachtigd bestuurder

Als je een vennootschap hebt, is het slim om je maatschappelijke zetel (of statutaire zetel/fiscaal domicilie) en je vestigingsadres bij een erkend bedrijvencentrum te registreren, in plaats van bij je thuis.   Zo kan de fiscus geen beslag leggen op je goederen en vrijwaar je je privacy.   Maar wist je dat je er ook een volmachthouder of lasthebber mag aanduiden?   Die behartigt dan je zaken terwijl je in het buitenland verblijft of langdurig afwezig bent.   Een professioneel bedrijvencentrum kan je ook helpen met het vinden van een lokaal bestuurder, vertegenwoordiger of lasthebber die je buitenlandse vennootschap met derden verbindt.

Tip 10. Zo kies je de perfecte locatie voor je vestigingsadres

Een vestigingsadres voor je eenmanszaak of vennootschap huren kan op verschillende locaties.   In je regio of in een grote stad aan de andere kant van het land, dat mag je vrij kiezen.   Welke locatie voor jou de beste is, hangt van enkele factoren af.   We zetten ze even op een rijtje:

Een prestigieus zakelijk adres huren
De ligging van je zaak kan bepalend zijn voor je uitstraling.   Woon je in een afgelegen regio?   Dan vestig je je bedrijf misschien liever op een iets prestigieuzere locatie, in een riant bedrijvencentrum.   Bijvoorbeeld in de Brusselse Louizalaan of in het Parc Royale.   Zo til je je imago eensklaps naar een hoger niveau.   Dat gaat dan wel gepaard met een hoger kostenplaatje.

Een lokaal zakelijk adres huren
Zoek je het liever dichter bij huis?   Dan betaal je doorgaans minder.   Meestal geniet je dan ook een vlottere service.   Want bij bedrijven die vanuit grote steden opereren, verloopt de communicatie dikwijls wat stroever.   Ze zijn ook minder flexibel, wat voor kleine ondernemers of eenmanszaken vervelend kan zijn.

Lokale specialist
Er bestaan ook businesscenters die gespecialiseerd zijn in KBO-vestigingsadressen of specifieke postdiensten voor bepaalde sectoren.   Zij opereren veelal lokaal en werken dikwijls ook op maat.   Meestal geniet je ook een uitstekende service en lagere tarieven, omdat ze kleinschaliger zijn en minder loonkosten betalen.   Maakt het voor jou niet uit waar je je bedrijf vestigt?   Dan is dit de beste optie voor jou.

Vestigingsadres eenmanszaak/vennootschap, werkplek of maatschappelijke zetel huren?
OFFIS is een erkend businesscenter en een lokale specialist.   Je huurt al een vestigingsadres eenmanszaak/vennootschap vanaf € 69 per maand.   Bekijk ons aanbod of neem contact op voor meer info.